Periodično fakturiranje podrazumijeva 'ponavljajuče' fakturiranje kupcu temeljem Ugovora, a fakturiranje se najčešće vrši mjesečno, tromjesečno, polugodišnje ili godišnje. SWING Robno i materijalno (i Trgovinsko poslovanje) sadrže opcije za evidentiranje predloška periodičnog fakturiranja, obrade za generiranje periodičnih računa i njihovo praćenje. Predloškom za periodično fakturiranje definiraju se svi potrebni elementi za kasnije generiranje računa kupcu.

Ažuriranje registra Vrste dokumenta

Kako biste unijeli predložak periodičnog računa potrebno je u registru Vrste dokumenta otvoriti dokument tipa PPR01-Predložak periodičnog računa. Možete otvoriti neograničen broj predložaka za periodične račune ali svi moraju imati tip PPR01-Predložak periodičnog računa.

• Odaberite opciju Registri/Vrste dokumenta i otvorite formu za unos nove vrste dokumenta.
• Unesite oznaku i naziv vrste dokumenta (npr. Predložak za periodični račun).
• Sa liste za izbor odaberite tip dokumenta PPR01-Predložak periodičnog računa.
• Makro naredbama definirajte format broja dokumenta. Spremite unos.

Otvaranje nove vrste dokumenta - Račun

Predložak periodičnog dokumenta otvara se kako bi ste mogli unijeti sve elemente temeljem kojih će se periodično kupcu generirati računi. Kod obrade koju periodično pokrećete da biste generirali račune iz predložaka, potrebno je odrediti ciljnu vrstu dokumenta (Račun) koji će se generirati.

Vrsta dokumenta kojom se vrši periodično fakturiranje može biti vrsta dokumenta (Račun) kojeg inače koristite za fakturiranje. Međutim, preporuka je otvoriti novu vrstu dokumenta kako bi na listi računa bili uočljiviji računi izdani temeljem predloška PPR01-Predložak periodičnog računa. Također, ukoliko otvorite novu vrstu dokumenta Račun, kasnije ćete moći dobivati izvještaje samo za tu vrstu dokumenta.

• Odaberite opciju Registri/Vrste dokumenta i otvorite formu za unos nove vrste dokumenta.
• Unesite oznaku dokumenta - npr. R-ZAK (Račun za fakturiranje zakupnine)
• Unesite naziv vrste dokumenta - npr. Račun R-1.
• Sa liste za izbor odaberite tip dokumenta R01-Račun.
• Makro naredbama definirajte format broja dokumenta. Spremite unos.

Predložak periodičnog računa

Predloškom periodičnog računa definiramo sve potrebne elemente bitne za kasnije periodično fakturiranje.

• Odaberite opciju Obrade/Predlošci periodičnih računa i otvorite formu za unos novog dokumenta.

Zaglavlje forme

• U polje Dokument sa liste odaberite odgovarajući Predložak za periodične račune.
• Sa liste odaberite Kupca. Ukoliko kupac nije otvoren unesite ga u opciji Registri/Partneri.
• U polje Vezna oznaka upišite proizvoljnu oznaku.
• Broj dokumenta aplikacija će sama generirati prema postavkama u opciji Registri/Vrste dokumenata.
• U polje Datum upišite datum predloška (datum ugovora).

Sekcija Stavke

Na sekciji Stavke unose se stavke predloška. Stavke i opis stavaka unesen u predlošku prenosit će se u periodične račune.

• Unos artikla vrši se odabirom iz liste artikala ili izravnim upisom oznake artikla, oznake pakiranja ili naziva artikla u stavku.
• Za unos dodatnog opisa stavke i korištenje makro varijabli odaberite opciju Prikaz stavke/4 reda (desni klik mišem na stavku). Unesite dodatni opis stavke. Kako biste u opisu stavke koristili makro varijable kliknite desnim klikom miša na opis stavke i pokrenite opciju Makro varijable sa izbornika.

Makro varijable koriste se u slučajevima kada se podatak (definiran kao makro varijabla) mijenja prilikom svakog generiranja periodičnog računa. Npr. Ako želimo da na svakom periodičnom računu, u opisu stavke bude mjesec i godina za koji se vrši fakturiranje u opisu stavke stajati će kao na slici dolje. Na isti način mogu se kombinirati i ostale raspoložive makro varijable.

• Ovisno o načinu kalkuliranja cijena za lokaciju na kojoj se predložak periodičnog fakturiranja radi, bit će dostupne kolone Veleprodaja ili Maloprodaja. Prodajne cijene moguće je ažurirati kroz dokument ovisno o pravima pristupa.

Sekcija Ukupni iznosi

Spremanjem dokumenta (tipkom F10 ili klikom na akcijsko dugme Spremi), otvara se sekcija Ukupni iznosi. Kolona Ukupno po stavkama prikazuje ukupne vrijednosti dokumenta. U polje Dodatni popust moguće je odobriti dodatni popust na sve stavke dokumenta. Popust se unosi u % ili u iznosu.

Sekcija Opći podaci

Na sekciji Opći podaci je automatski upisana organizacijska jedinica i lokacija na kojoj se radi dokument (ono što je u trenutku unosa dokumenta bilo u vrhu ekrana), autor dokumenta, te podaci o kupcu.

• Na dnu sekcije Opći podaci nalazi se prostor za napomenu dokumenta. Ova napomena prenositi će se prilikom generiranja periodičnih računa - napomena unesena ovdje biti će vidljiva u sekciji Opci podaci u ciljnom dokumentu Račun. Osim teksta u napomeni dokumenta moguće je koristiti i makro varijable. Kako biste u napomeni dokumenta koristili makro varijable kliknite desnim klikom miša u prostor za napomenu i pokrenite opciju Makro varijable sa izbornika.

Sekcija Dodatni parametri

Na ovoj sekciji definiraju se dodatni parametri koje će program uvažavati prilikom generiranja periodičnih računa.

• U polje Vrijedi od unesite datum od kojeg predložak vrijedi. Polje do predstavlja datum do kojeg predložak vrijedi. Ukoliko u trenutku unosa predloška ne postoji rok do kojeg će se generirati periodični računi (npr. ugovor na neodređeno vrijeme) polje do ostavite prazno.
• Period fakturiranja označava period za generiranje periodičnih fakturiranja.

**Za mjesečno fakturiranje u polje Period fakturiranja (broj mjeseci) unesite 1, za tromjesečno 3, za polugodišnje 6, za godišnje 12 itd.

• Unesite broj dana dospijeća koji će se primjenjivati na periodičnim računima. Spremite unos.

Generiranje periodičnih računa

Osnovni preduvjet za generiranje periodičnih računa je postojanje Predloška periodičnih računa. Predložak sadrži sve elemente koji će utjecati na sadržaj generiranih periodičnih računa.

• Pokrenite opciju Obrade/Grupne obrade/Generiranje periodičnih računa i otvorite novu formu za unos.
• Popunite formu parametrima za generiranje gdje su polja:
  Datum - unesite datum koji će biti ujedno i datum računa koji se generira ovom obradm
  Po predlošcima računa - sa liste dokumenata odaberite jedan predložak periodičnog računa (ukoliko ste unijeli više vrsta predložaka) ili ostavite prazno kako bi program obuhvatio sve vrste predložaka.
  Razdoblje datuma obračuna - unesite razdoblje za koje generirate periodične račune. Razdoblje datuma obračuna je u osnovi razdoblje u okviru kojeg program provjerava da li, u odnosu na predloške periodičnih računa (njihov datum i period fakturiranja), treba generirati odgovarajući račun.
• U polje Na lokaciji sa liste odaberite lokaciju sa koje želite izvršiti generiranje periodičnih računa. Ukoliko je polje prazno, program će obuhvatiti sve lokacije.
• U polje Za partnera sa liste odaberite partnera za kojeg želite generirati račune. Ukoliko je polje prazno, generiraju se računi za sve partnere.
• U polje Kategorija partnera sa liste odaberite kategoriju partnera za koju želite generirati račune. Ukoliko je polje prazno, generiraju se računi za sve kategorije partnera.
• Klikom na akcijsko dugme Izbor dokumenata otvara se prozor sa listom otpremnica koje zadovoljavaju prethodno zadane uvjete.

• U lijevom prozoru prikazane su važeći predlošci temeljem kojih, prema prethodno definiranim parametrima, treba izvršiti generiranje periodičnih računa.
  Selekcija dokumenata za grupnu obradu-generiranje se vrši:
  - za selekciju jednog dokumenta: klikom na stavku/dokument na listi
  - za selekciju više dokumenata: držati pritisnutu tipku CTRL i klikom označavati jednu po jednu stavku/dokument
  Prebacite selektirane predloške u sekciju Dokumenti za obradu.

• Odaberite opciju Obrada za nastavak generiranja ili opciju Parametri izbora za promjenu parametara.

• Klikom na akcijsko dugme Obrada otvara se novi ekran za unos gdje je sa liste dokumenata potrebno odabrati vrstu dokumenta (Račun) koji će se generirati.

• Označite parametre generiranja.

Kopiranje napomena - za kopiranje napomena dokumenta iz predloška u račun.
Generiranje jednog računa po partneru (ukupan račun za sve lokacije partnera) - ukoliko imate potrebu, periodične račune možete generirati po lokacijama partnera (svaki račun naslovljen na lokaciju partnera) ili možete generirati jedan ukupni periodični račun bez obzira što pratite promet (prodaju i isporuku) po lokacijama partnera.
Komercijalist - Odaberite komercijalista sa liste ukoliko želite da generirani računi budu vezani uz jednog komercijalistu.

• Pokrenite opciju Obrada. Program započinje generiranje računa na temelju predložaka prema zadanim uvjetima.

• Nakon završene obrade program otvara ekran s "rezultatima" grupne obrade. U lijevom prozoru su Polazni dokumenti - predlošci periodičnih računa na temelju kojih su generirani računi, a u desnom prozoru su Ciljni dokumenti - računi koji su generirani. Dvoklikom na bilo koju stavku u formi moguće je izvršiti uvid u odabrani predložak odnosno generirani račun.

• Za završetak obrade kliknite Obrada završena.

• U zaglavlju forme grupne obrade, račune koji su izgenerirani moguće je ispisati na pisač (grupni ispis) ili protokolirati za slanje elekotronskim putem (e-Računi).

Protokoliranje e-Računa (1) - klikom na ovo dugme program će automatski, za slanje, protokolirati sve račune koji idu elektronskim putem kupcu. Ovakvi (elektronski) računi se dalje šalju putem opcije Alati/e-Računi. Broj u zagradama označava ukupni broj računa koji se šalju elektronskim putem.
Grupni ispis računa (2) - klikom na ovo dugme, na pregled se dobiju svi računi koji se ne šalju elektronskim putem. Sve račune je moguće ispisati jednim klikom na opciju Ispis. Svi generirani računi dostupni su u opciji Obrade/Računi i mogu se naknadno ažurirati prema potrebi i ovisno o pravima pristupa.

Svi generirani računi dostupni su u opciji Obrade/Računi i mogu se naknadno ažurirati prema potrebi i ovisno o pravima pristupa.

Podešavanje ispisa Računa

Ukoliko ste otvorili novu vrstu dokumenta tipa Račun, za periodično fakturiranje, vodite računa da novotvorenoj vrsti morate podesiti Format dokumenta.

• Odaberite opciju Podaci/Postavke programa/Format dokumenta i sa liste odaberite format kojim su definirane postavke ispisa za račune.
• Kliknite na sekciju Vrste dokumenta i dodajte novootvorenu vrstu dokumenta kojom vršite periodično fakturiranje (Račun).
• Spremite promjenu. Vaš bi se periodični račun trebao ispisivati na isti način kao i ostali računi.

Prijenos u Knjigu IRA i Financijsko knjigovodstvo

Ukoliko ste otvorili novu vrstu dokumenta kojom ćete vršiti periodično fakturiranje, vodite računa da trebate postaviti pravila generiranja za prijenos u Knjigu IRA i pravila kontiranja za prijenos u Financijsko knjigovodstvo.